オフィスを効率よく運用するためには、その時々の業務形態や人数構成に応じてレイアウトを変更できる柔軟さが欠かせません。新たなチームが立ち上がったり、急に大きなプロジェクトが動き出したりすると、会議スペースを拡張する必要が生じたり、デスクやパーティションの配置をガラリと変えたりする場面が出てきます。しかし、使わなくなった机やイス、収納棚などの大型家具をどこにしまうかという問題に直面すると、オフィスの空間を圧迫してしまい、思い切ったレイアウト変更が難しくなることもあるでしょう。そんなときこそ外部の保管場所として活用できるのが、トランクルームという選択肢です。
トランクルームを利用すれば、オフィス内に置いておく必要がない家具や備品を一時的に預けられます。例えば、イベント用の展示ブースやセミナー用の機材、大量のノベルティグッズなど、用途が限られるものや利用頻度が低いものは、普段からオフィスに置いておくと作業スペースを圧迫するだけでなく、社員の動線も悪くしがちです。これらの荷物をトランクルームにまとめて保管しておけば、突発的なレイアウト変更の際もスムーズに対応でき、必要があれば再び搬入して活用することが可能です。
また、大規模なレイアウト変更を実施するにあたっては、オフィス家具の組み替えだけでなく、席の配置や共用スペースの確保など、空間全体を見直すことが重要になります。デスクを一時的に減らしたり、リラックススペースを増やしたりと、自由な発想でレイアウトを考えるためには、可動域の広い状態を保つ必要があります。そのためにも、トランクルームの存在は大きな助けとなります。エントランスや会議室から不要な備品を撤去できれば、来客に対しても好印象を与えられますし、社員同士のコミュニケーションも活性化しやすくなるでしょう。
さらに、オフィスで使う什器類を全て保管しておくとなると、倉庫を借りるか、オフィス内に大きなストレージスペースを設ける必要が出てきます。しかし、倉庫を借りるにはまとまった広さが必要だったり、契約期間やコスト面で柔軟性に欠けることもあります。一方で、トランクルームは必要な分だけのスペースを契約できる上、規模や期間に合わせてプランを変えられるサービスが多いのが利点です。オフィスの拡張や縮小に合わせて柔軟にプランを切り替えられるため、コストを最小限に抑えつつ、思い切ったレイアウト変更を行うことが可能になります。
また、セキュリティ面や荷物の品質保持にも目を向ける必要があります。大切な資料や備品を預ける場合には、空調管理や防犯対策が整っているトランクルームを選ぶことで、荷物を良好な状態で保管できるでしょう。24時間出し入れ可能なところであれば、業務の都合に合わせて夜間や早朝にも荷物の搬入・搬出ができ、時間帯を気にせず活用できるという利点があります。
企業によっては、将来的にオフィスの拡張や移転を検討しているケースもあるかもしれません。そのようなタイミングで、必要最小限の荷物だけを残してスムーズに引っ越しができるよう、トランクルームの上手な活用を日常的に取り入れておくのも手です。引っ越し先の物件選びにおいては、オフィス賃貸ポータルサイトのOFFICE NOWを利用すれば、さまざまなエリアや条件の中から最適なオフィスを効率的に探せるでしょう。トランクルームによる柔軟な運用と、必要に応じたレイアウト変更の実行力があれば、企業の成長や組織変化に合わせて、いつでもオフィス環境を最適化することが可能になります。